Fenster: Bestellungen bestätigen

Beschreibung

Eine Auftragsbestätigung des Lieferanten verbindet das Versanddatum, die Transportzeit und das Anlieferungsdatum über die Logik: Versanddatum + Transportzeit = Anlieferungsdatum. Dieses Dokument dient im Einkauf als verbindliche Zusage, wann die Ware das Werk des Lieferanten verlässt und wann sie im eigenen Lager eintrifft. Zudem bestätigt der Lieferant, ob er die bestellte Menge korrekt liefert oder ob er davon abweicht.

In diesem Fenster können Sie Bestellungen an Lieferanten hinsichtlich von Bestellbestätigungen verwalten und Bestätigungen mahnen.

Beachten Sie, dass Bestellzeilen von Service-Bestellungen nicht unterstützt werden!

Wenn Sie von bestimmten Lieferanten eine Bestätigung Ihrer Bestellungen erwarten, dann gehen Sie wie folgt vor:

Markieren Sie im Lieferantenstamm das Feld Bestellbestätigung erforderlich im Reiter Allgemein.
Wenn Sie eine Bestellung für einen Lieferanten erfassen, von dem Sie eine Bestellbestätigung erwarten, wird das Kennzeichen in die Bestellung übernommen.
Beachten Sie dort das Feld Bestellbestätigung erforderlich im Reiter Logistik.
Das Kennzeichen der Bestellung wird auf die Bestellpositionen vererbt. Die Bestellposition enthält folgende Spalten, um den Bestätigungsprozess abzubilden:

Spalten in der Bestellposition

Spalte	Beschreibung
Bestellbest. erforderlich	Kennzeichnet, ob die Bestellposition bestätigt werden soll.
Bestellung bestätigt	Kennzeichnet, dass die Bestellung bestätigt wurde.
Bestätigungsnr.	Gibt die die Nummer der Auftragsbestätigung des Lieferanten an. Tip: Hängen Sie die Auftragsbestätigung des Lieferanten als Anhang an die Bestellung.
Bestätigungstermin	Gibt das Datum an, an dem die Auftragsbestätigung einging.
Urspr. Lieferdatum	Sofern die Auftragsbestätigung eine Änderung des Termins beinhaltet, enthält die Spalte den ursprünglichen Liefertermin.
Urspr. Liefermenge	Sofern die Auftragsbestätigung eine Änderung der Liefermenge beinhaltet, enthält die Spalte die ursprüngliche Liefermenge.

Felder und Funktionen im Fenster Bestellungen bestätigen

Das Fenster listet alle offenen Bestellungen auf, für die eine Bestellbestätigung erforderlich ist.
Markieren Sie in der oberen Tabelle die Bestellung, die Sie bearbeiten möchten. In der unteren Tabelle werden alle Bestellpositionen angezeigt, die bestätigt werden müssen.

Sie können diese Tabelle filtern. Mit nachfolgend aufgeführten Feldern können Sie die Auswahl an angezeigten Bestellungen einschränken:

Auswahlfeld	Beschreibung
Lieferant	Wählen Sie eine Lieferantennummer aus, nach der sie die Liste einschränken wollen.
Lieferdatum bis	Schränken Sie Bestellungen ein, die nur bis zu einem bestimmten Lieferdatum geplant sind.
Bestellnummer	Geben Sie eine Bestellnummer an, dann wird nur diese Bestellung angezeigt.
Eigentümer	Wählen Sie den Eigentümer aus, dessen Bestellungen angezeigt werden sollen.
Nur nicht bestätigte	Es werden zuächst alle Bestellungen angezeigt, die das Kennzeichen Bestellbestätigung erforderlich aufweisen. Sie können wählen, ob Sie nur noch nicht bestätigt Bestellungen angezeigt bekommen.

Sie können die Bestellbestätigung mit 2 Verfahren durchführen:

Bestätigen Sie die Bestellpositionen zeilenweise.
Bestätigen Sie alle Bestellpositionen in einem Schritt. Markieren Sie hierzu das Kennzeichen Bestätigt zwischen beiden Tabellen und geben Sie die Bestätigungsdaten auf dieser Ebene an.

Wichtige Spalten der unteren Tabelle, sofern diese nicht selbsterklärend sind:

Feld	Beschreibung
Artikel	Identnummer des Artikels
GP-Katalognr.	Zeigt Geschäftspartner-Katalognummer an, sofern definiert.
Bezeichnung	Bezeichnung des Artikels.
Herstellernr.	Herstellernummer des Artikels.
Bestätigt	Markieren Sie die Spalte, wenn Sie die Bestellung als bestätigt kennzeichnen wollen.
AB Nr.	Nummer der Auftragsbestätigung des Lieferanten
Datum AB	Eingangsdatum der Auftragsbestätigung
Versanddatum AB	Datum, an dem der Lieferant die Ware versendet.
Transportzeit AB	Transportzeit in Tagen vom Versanddatum des Lieferanten bis zur Anlieferung. Die Transportzeit wird aus historischen Daten ermittelt und vorgeschlagen.
Anlieferdatum AB	Die vertraglich oder logistisch definierte Dauer des Transports in Tagen vom Lieferanten bis zur Rampe das Anlieferortes.
Offene Menge	Ändern Sie ggf. die bestätigte Menge, falls diese abweicht. Die geänderte Liefermenge ändert die Bestellmenge in der Bestellzeile, damit die Disposition darauf reagieren kann. Die ursprüngliche Liefermenge wird getrennt in der Bestellzeile gespeichert und steht für statistische Zwecke zur Verfügung.
ME-Code	Ist der Artikel mit einer ME-Gruppe definiert, wird die Mengeneinheitengruppe angezeigt.
ME-Name	Es wird die Mengeneinheit angezeigt, in der die Menge an Artikeln bestellt wurde.
Stückpreis	Preis pro eine Einkaufsmengeneinheit.
Artikel pro Einheit	Die für die ME angegebene Artikelanzahl in Bezug auf die Lagermengeneinheit.
Anzahl Pakete	Gibt die Anzahl an Paketen an, in der die Artikelmenge geliefert wird.
Menge (BestandsME)	Gibt die Menge in der Mengeneinheit der Bestandsführung an.
BestandsME	Gibt die Mengeneinheit an, in der der Bestand am Lager geführt wird.
Gesamt (HW)	Gibt den Gesamtwert der Bestellzeile in Hauswährung an.
Gesamt (FW)	Gibt den Gesamtwert der Bestellzeile in der Währung an in der bestellt wurde (Fremdwährung).

Zurücksetzen der Bestellbestätigung

Wenn Sie die Bestätigung einer Bestellzeile zurück setzten möchten, entfernen Sie die Markierung der Spalte Bestätigt und aktualisieren Sie das Fenster. Sollten Sie bei der Bestätigung das Lieferdatum oder die Menge geändert haben, werden diese auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt.

Druck der Bestätigungsmahnung

Im Fenster rechts unten können Sie mit dem Button Druck den Druck eines oder mehrerer Mahnbriefe auslösen.

Der Druck kann mit Crystal Reports oder einem zu erstellenden Coresuite Drucklayout erzeugt werden.

Druck mit CrystalReports

Es werden 2 Standardlayouts in Deutsch und Englisch bereitgestellt. Sie können auf Basis der nicht veränderlichen System Reports einen eigenen Report erstellen und in die Berichts- und Layoutverwaltung importieren.

Wählen Sie einen Report als Standard-Report aus.

Achten Sie darauf, dass sich das Fenster im OK-Modus befindet bevor Sie drucken.

Sie können eine oder mehrere Zeilen der oberen Matrix markieren. Dabei werden alle markierten Zeilen intern nach Lieferanten gruppiert und beim Druck wird pro Lieferant ein Mahnbrief erzeugt.

Wählen Sie im Button die Art der Druckausgabe aus:

Vorschau: Pro Lieferant wird ein Vorschaufenster des Ausdruckes geöffnet.
Druck: Es wird pro Lieferant ein Druck an den Windows Standarddrucker gesendet.
PDF: Pro Lieferant wird eine PDF-Datei erzeugt und im Viewer angezeigt.
E-Mail: Pro Lieferant wird eine Outlook E-Mail erzeugt und vor dem Senden angezeigt.

Besonderheiten beim Erzeugen von E-Mails:

Wenn Sie E-Mail als Druck-Option auswählen wird Ihnen im Fußbereich des Fensters die Angabe des Betreffs der E-Mail angezeigt. Der dort angegebene Text wird in die jeweilige E-Mail als Betreffzeile übernommen.

Zusätzlich können Sie in einem Auswahlfeld eine Outlook Signatur auswählen, die in den Textkörper der E-Mail übernommen wird. Sie können in den Outlook-Optionen weitere Signaturen hinterlegen z.B. um eine spezielle Signatur für Bestellbestätigungs-Mahnungen mit einem entsprechenden Text vorzubereiten.

Sowohl die Betreffzeile als auch die ausgewählte Signatur wird pro Benutzer gespeichert. Berücksichtigen Sie auch, dass je nach Outlook Installation und Version, Ihre Kontodaten nur auf einem bestimmten Rechner installiert sind. Wenn Sie sich mit Ihrem SAP Business One Benutzer an einem anderen Rechner anmelden, können E-Mails dann ggf nicht mit Ihrem Absender und Ihrer Signatur erzeugt werden.