Fenster: Bestellungen bestätigen
Beschreibung
In diesem Fenster können Sie Bestellungen an Lieferanten hinsichtlich von Bestellbestätigungen verwalten und Bestätigungen mahnen.
Wenn Sie von bestimmten Lieferanten eine Bestätigung Ihrer Bestellungen erwarten, dann gehen Sie wie folgt vor:
Markieren Sie im Lieferantenstamm das Feld Bestellbestätigung erforderlich im Reiter Allgemein.
Wenn Sie eine Bestellung für einen Lieferanten erfassen, von dem Sie eine Bestellbestätigung erwarten, wird das Kennzeichen in die Bestellung übernommen.
Beachten Sie dort das Feld Bestellbestätigung erforderlich im Reiter Logistik.Das Kennzeichen der Bestellung wird auf die Bestellpositionen vererbt. Die Bestellposition enthält folgende Spalten, um den Bestätigungsprozess abzubilden:
Spalten in der Bestellposition
Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Bestellbest. erforderlich | Kennzeichnet, ob die Bestellposition bestätigt werden soll. |
Bestellung bestätigt | Kennzeichnet, dass die Bestellung bestätigt wurde. |
Bestätigungsnr. | Gibt die die Nummer der Auftragsbestätigung des Lieferanten an. |
Bestätigungstermin | Gibt das Datum an, an dem die Auftragsbestätigung einging. |
Urspr. Liefertermin | Sofern die Auftragsbestätigung eine Änderung der Termins beinhaltet, enthält die Spalte den ursprünglichen Liefertermin. |
Urspr. Liefermenge | Sofern die Auftragsbestätigung eine Änderung der Liefermenge beinhaltet, enthält die Spalte die ursprüngliche Liefermenge. |
Tip: Hängen Sie die Auftragsbestätigung des Lieferanten als Anhang an die Bestellung.Felder und Funktionen im Fenster Bestellungen bestätigen
Das Fenster listet alle offene Bestellungen auf, für die eine Bestellbestätigung erforderlich ist.
Markieren Sie in der oberen Tabelle die Bestellung, die Sie bearbeiten möchten. In der unteren Tabelle werden alle Bestellpositionen angezeigt, die bestätigt werden müssen.
Sie können die Bestellbestätigung mit 2 Verfahren durchführen:
Bestätigen Sie die Bestellpositionen zeilenweise.
Bestätigen Sie alle Bestellpositionen in einem Schritt. Markieren Sie hierzu das Kennzeichen Bestätigt zwischen beiden Tabellen und geben Sie die Bestätigungsdaten auf dieser Ebene an.
Wichtige Spalten der unteren Tabelle sofern diese nicht selbsterklärend sind:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Artikel | Identnummer des Artikels |
GP-Katalognr. | Zeigt Geschäftspartner-Katalognummer an, sofern definiert. |
Bezeichnung | Bezeichnung des Artikels. |
Herstellernr. | Herstellernummer des Artikels. |
Bestätigt | Markieren Sie die Spalte, wenn Sie die Bestellung als bestätigt kennzeichnen wollen. |
AB Nr. | Nummer der Auftragsbestätigung des Lieferanten |
Datum Bestätigung | Eingangsdatum der Auftragsbestätigung |
Best. Lieferdatum | Ändern Sie ggf. den bestätigten Liefertermin, falls dieser abweicht. |
Offene Menge | Ändern Sie ggf. die bestätigte Menge, falls diese abweicht. |
Zurücksetzen der Bestellbestätigung
Wenn Sie die Bestätigung einer Bestellzeile zurück setzten möchten, entfernen Sie die Markierung der Spalte Bestätigt und aktualisieren Sie das Fenster. Sollten Sie bei der Bestätigung das Lieferdatum oder die Menge geändert haben, werden diese auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt.
Druck der Bestätigungsmahnung
Im Fenster rechts unten können Sie mit dem Button Druck den Druck eines oder mehrerer Mahnbriefe auslösen.
Der Druck kann mit Crystal Reports oder einem zu erstellenden Coresuite Drucklayout erzeugt werden.
Druck mit CrystalReports
Es werden 2 Standardlayouts in Deutsch und Englisch bereitgestellt. Sie können auf Basis der nicht veränderlichen System Reports einen eigenen Report erstellen und in die Berichts- und Layoutverwaltung importieren.
Wählen Sie einen Report als Standard-Report aus.
Achten Sie darauf, dass sich das Fenster im OK-Modus befindet bevor Sie drucken.
Sie können eine oderer mehrere Zeilen der oberen Matrix markieren. Dabei werden ale markierten Zeilen intern nach Lieferanten gruppiert und beim Druck wird pro Lieferant ein Mahnbrief erzeugt.
Wählen Sie im Button die Art der Druckausgabe aus:
Vorschau: Pro Lieferant wird ein Vorschaufenster des Ausdruckes geöffnet.
Druck: Es wird pro Lieferant ein Druck an den Windows Standarddrucker gesendet.
PDF: Pro Lieferant wird eine PDF-Datei erzeugt und im Viewer angezeigt.
E-Mail: Pro Lieferant wird eine Outlook E-Mail erzeugt und vor dem senden angezeigt.
Besonderheiten beim Erzeugen von E-Mails:
Wenn Sie E-Mail als Druck-Option auswählen wird Ihnen im Fußbereich des Fensters die Angabe des Betreffs der E-Mail angezeigt. Der dort angegebene Text wird in die jeweilige E-Mail als Betreffzeile übernommen.
Zusätzlich können Sie in einem Auswahlfeld eine Outlook Signatur auswählen, die in den Textkörper der E-mail übernommen wird. Sie können in den Outlook-Optionen weitere Signaturen hinterlegen z.B. um eine spezielle Signatur für Bestellbestätigungs-Mahnungen mit einem entsprechenden Text vorzubereiten.
Sowohl die Betreffzeile als auch die ausgewählte Signatur wird pro Benutzer gespeichert. Berücksichtigen Sie auch, dass je nach Outlook Installation und Version, Ihre Kontodaten nur auf einem bestimmten Rechner installiert sind. Wenn Sie sich mit Ihrem SAP Business One Benutzer an einem anderen Rechner anmelden, können E-Mails dann ggf nicht mit Ihrem Absender und Ihrer Signatur erzeugt werden.
Beachten Sie, dass Bestellzeilen von Service-Bestellungen nicht unterstützt werden!