Fenster: Job Order

Um zum Fenster zu gelangen, wählen Sie im Hauptmenü von SAP Business One Service → Job Order.
In diesem Fenster öffnen oder aktualisieren Sie einen Job Order für einen

• Artikel,

• Seriennummer,

• Geschäftspartner

Geschäftsprozesse, die durch den Job Order unterstützt werden.

• Durchführung eines internen oder externen Service-Voranges

• Durchführung einer Reparatur eines Artikels

• Durchführen einer Dienstleistungsaufgabe im Rahmen eines Projektes

• Durchführung einer Dienstleistungsaufgabe im Rahmen eines Wartungsvertrages

• Durchführen von Aufgaben eines firmeninternen Vorhabens / Projektes

Zur Unterstützung Ihrer Serviceprozesse arbeiten Sie in SAP Business One mit folgenden Geschäftsobjekten:

• Mit einem Job Order können Sie Serviceaufgaben bearbeiten und durchführen.

• Die Equipment-Stammdaten bilden die Datenbank mit sämtlichen Seriennummernartikeln, für die Servicelleistungen angeboten werden können.

• Bei einem Servicevertrag handelt es sich um eine formale oder eine rechtlich bindende Vereinbarung, die bestimmte Leistungen gegen Bezahlung festlegt. Er gewährleistet einem Geschäftspartner Service für bestimmte Artikel und Seriennummern.

• Teams sind Mitarbeitergruppen, denen Sie einen Job Order zuordnen können.

• Der Lieferschein oder die Ausgangsrechnung bilden den Abschluss eines Servicevorganges mit der Auflistung aller Materialien und Leistungen.

• Berichte ermöglichen Ihnen die Anzeige und Analyse von Daten zu Serviceverträgen, Equipment-Stammdaten und Job Order. Sie können Job Order einzelner Vertriebsmitarbeiter oder bestimmter Kunden prüfen. Sie können die Effizienz und die Leistung der Serviceprozesse Ihres Unternehmens bewerten.

• Mitarbeiterstamm

• Die Schichtdefinition erleichtert die Zeiterfassung und autmatische Berechnung von Pausenzeiten.

• Mit Personalgruppen regeln Sie die Kostenerfassung und die Verwendung von Aufteilunsregeln (Kostenstellen) im Job Order.

• Sie konnen Artikel vom Lager entnehmen und Artikel zurückliefern und diese mit dem Job Order einem Kunden berechnen oder intern über Verteilregeln verrechnen., 

• Sie können Job Order den Stufen eines Projektmanagement-Projektes zuordnen, die Projektleistungen planen, im Ist erfassen und abrechnen.

• Sie können einer Kundenauftrags- / Ausganggsvorausrechnungszeile einen oder mehrere Job Order zuweisen, Die Leistungserbrinung planen, erfassen und berechnen.

Auftraggeber des Job Orders
Ein Job Order kann für einen Kunden erfasst werden, der einen Artikel zur Verfügung stellt (Auftraggeber = Kunde). In diesem Fall kann nach Abschluss des Job Orders ein Lieferschein erzeugt werden und darauffolgend eine Ausgangsrechnung. Bei einem firmeninternen Job Order (Auftraggeber = Eigen) kann kein Lieferschein und keine Rechnung erzeugt werden.

Wenn Sie keinen Artikel angeben handelt es sich um einen allemeinen Servicefall, der von einer Kundenmeldung ausgelöst wurde oder bei Auftraggeber = Eigen durch einen firmeninternen Job Order.

Job Order mit Seriennummern
Ein Job Order kann sich auf Artikel mit Seriennummern beziehen. Entweder handelt es sich um eine Seriennummer aus dem eigenen Bestand (Auftraggeber = Eigen) oder aus einem verkauften oder anderen fremden Artikel, dessen Seriennummer im Seriennummernstamm bekannt ist (Auftraggeber = Kunde). Sofern im Job Order eine Seriennummer angegeben wird, die bekannt ist, wird automatisch ein Equipment-Stamm hinzugefügt, falls dieser nicht bereits vorhanden ist. Der Equipment-Stamm erhält dann fortlaufend die Historie der Job Order.

Felder im Allgemeinbereich

Auftraggeber
Geben Sie an, wer der Auftraggeber des Job Orders ist.

• Kunde: Der Job Order wird für einen Kunden ausgeführt, welcher nach Fertigstellung des Service einen Lieferschein oder eine Rechnung erhalten kann.

• Eigen: Der Job Order wird als Eigenbedarf durchgeführt, nach Fertigstellung erfolgt keine Lieferschein oder Rechnungsstellung.
  
  

Geschäftspartnercode, Geschäftspartnername
Geben Sie den Code oder den Namen des Geschäftspartners an, der den Job beauftragt hat. Weicht ein Geschäftspartner vom Kredit- oder Obligo-Limit ab, wird eine Warnmeldung angezeigt.

Ein Kunde kann ein indirekter Geschäftspartner sein, wenn im Geschäftspartnerstamm des Kunden im Feld "GP Channel Code" (Reiter Allgemein) ein Verweis auf einen Geschäftspartner angegeben wurde, der vertrieblich als Mittler auftritt.
In diesem Fall wird zusätzlich das Feld "Verkaufsbelege gehen an" angezeigt. Sie können damit festlegen, welcher Geschäftspartner folgende Belege erhält, die zu einem Job Order erzeugt werden können:

• Lieferschein

• Ausgangsrechung

Ansprechpartner
Geben Sie den Namen der Person an, die für den Job Order ansprechbar ist.

Telefonnummer
Wenn für den angegebenen Ansprechpartner eine Telefonnummer festgelegt ist, wird diese automatisch angezeigt. Anderenfalls wird die für diesen Geschäftspartner im Fenster Geschäftspartner-Stammdaten festgelegte Telefonnummer angezeigt.

Nr.
Nummer des Job Orders der zum Kunden oder der beauftragenden Abteilung kommuniziert wird.

Status
Wählen Sie einen Standardstatus für den Job Order oder definieren Sie einen neuen Status, indem Sie Neu definieren wählen. Der Abrufstatus wirkt sich auf die relevanten Job Order Berichte aus.
Um einen neuen Status festzulegen, wählen Sie Neu definieren. Sie gelangen auf das Fenster Status Serviceabruf – Definition.
Um einen benutzerdefinierten Status auszublenden, entmarkieren Sie das Ankreuzfeld Aktiv.

Abruf-Nr.
Automatisch vom System zugewiesene interne fortlaufende Nummer, die den Joib Order kennzeichnet.

Geschäftspartnerref.Nr.

Enthält die Geschäftspartner-Referenznummer, sofern vorhanden.

Wenn für den Job Order mit dem "Job Order Abrechnungsassistent" ein Lieferschein oder eine Ausgangsrechnung erzeugt wird, wird die "Geschäftspartnerref.Nr." in den Zielbeleg übernommen.

Herstellerseriennr.
Geben Sie die Seriennummer des Herstellers an. Wenn Sie die Seriennummer eingegeben haben, wird die Herstellerseriennummer automatisch angezeigt.

Seriennummer
Geben Sie bei Bedarf die Seriennummer im Zusammenhang mit dem Job Order an.

Angelegt am, Abgeschlossen am
Datum und Uhrzeit, zu denen der Job Order angelegt oder abgeschlossen wurde. Wenn Sie einen abgeschlossenen Job Order erneut öffnen, werden Datum und Uhrzeit des Abschlusses gelöscht.

Vertragsnr.
Nummer des Servicevertrags, der mit der ausgewählten Seriennummer verknüpft ist. Wenn für den Artikel kein Vertrag vorhanden ist, enthält das Feld einen Wert Ohne Vertrag. Wenn Sie Equipment-Stammdaten manuell anlegen und Sie einen Servicevertrag angelegt haben, nachdem Sie einen Job Order für denselben Geschäftspartner und denselben Artikel angelegt haben, werden Sie bei der Rückkehr zu dem Job Order gefragt, ob Sie den Job Order mit dem neu angelegten Servicevertrag verknüpfen möchten.

Geplanter Start
Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, wann mit der Arbeit zum Job Order begonnen werden soll.

Geplante Fertigstellung
Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, an dem die Leistungserbrinung an den Kunden oder die beauftragende Abteilung abgeschlossen sein soll.

Thema
Geben Sie einen Text an, der den Auftragsinhalt und Umfang zusammenfassend beschreibt.

Registerkarte „Allgemein“

Auf dieser Registerkarte können Sie allgemeine Informationen zu einem Job Order eingeben oder aktualisieren, einschließlich des Produktionsauftrages und des dem Job Order zugewiesenen Technikers.

Ersteller
Das System übernimmt automatisch bei der Anlage des Job Orders den Mitarbeiter im Feld Techiker an, der im Moment an SAP Business One angemeldet ist. Sie können den Techiker ändern, wenns Sie den Job Order stellvertretend für einen anderen Mitarbeiter anlegen. Siehe auch Personal → Mitarbeiterstammdaten.

Bearbeitet von
Geben Sie den für die Bearbeitung des Job Orders verantwortlichen Benutzer an. Wenn ein Job Order angelegt wird, wird diese Option standardmäßig ausgewählt. Eingetragen wird der Benutzer, der den Job Order anlegt.
Sie können einen anderen Benutzer auswählen, wenn Sie den Job Order zum Beispiel zur weiteren Bearbeitung weiterleiten müssen. Der neue Verantwortliche empfängt über das interne Benachrichtigungssystem einen Alert bezüglich des weitergeleiteten Job Orders.

Tabelle Material

Wenn Sie auf den Auswahl-Button Material klicken, wird Ihnen die Liste der Materialposition des zugeordneten Produktionsauftrages angezeigt. Beim Hinzufügen eise neuen Job Orders wird ebenfalls ein Produktionsauftrag erzeugt, der ggf. die Materialpositionen enthält, die im Produktdatenmanagers zu diesem Artikel vordefiniert wurden.
Sie können die Liste erweitern und ändern. Während des Servicevorganges können Sie mit der SBO.APP und den dort enthaltenen BDE Funktionen mit einem mobilen Gerät weitere Artikel oder Arbeitsgänge hinzufügen.

Spalten der Tabelle Material

Artikel
Geben Sie die Artikel an, die Sie für die Service benötigen. Der Artikel kann ein Lagerartikel sein oder ein Artikel vom Typ "Reise" mit dem Sie angefallene Reise- und Reisenebenkosten erfassen können, wenn der Service außer Haus erfolgt.

Beschreibung
In dieser Spalte wird die Artikelbezeichnung des Artikelstammes angezeigt.

Planmenge
Die Planmenge gibt die zu erwartende Menge an die für einen Artikel benötigt wird. Sowohl mit dem Dispositionsassistenten als auch mit der Fehlteileübersicht werden Fehlmengen am Lager aufgezeigt und beschafft.

Ausgegeben
Die Spalte Ausgegeben zeigt die Menge an, die bereits vom Lager für die Service ausgegeben wurde. Die entsprechenden Kosten werden im Produktionsauftrag gesammelt (Konto "In Arbeit befindliche Aufträge").

ME
Die Spalte gibt die Mengeneinheit des Artikelstammes aus dem Reiter Bestandsdaten an.

Lager
Die Spalte Lager zeigt an oder legt fest von welchem Lager der Artikel entnommen werden soll.

Preis (HW)
Es wird der Preis des Artikels in Hauswährung angezeigt. Bei Job Order für Kunden wird der Preis als Verkaufspreis ermittelt. Berücksichtigt werden dabei:

• Der Preis aus der dem Kunden zugeordneten Preisliste

• Mengenstaffeln

• Zeitliche Gültigkeiten

• Sonderpreise für Geschäftspartner, ebenfalls mit zeitlicher Eingrenzung und Mengenstaffeln.

Wird der Service für den Eigenbedarf durchgeführt, erfolgt die Preisermittlung auf Grund des Lieferanten der in der Konfiguration für Serviceaufträge angegeben wurde. Wenn Sie dort z.B. die Preisliste "Zuletzt ermittelter Preis" auswählen, werden die entsprechenden Preise als Kostenansatz zugrunde gelegt.

Gesamt (HW)
Die Spalte zeigt den Positionswert als Planmenge * Preis in Hauswährung.

Bestand
In dieser Spalte wird der aktuelle Bestandswert zum ausgewählten Lager angezeigt.

Bestellt
Die Spalte Bestellt gibt an, welche Menge entweder durch eine Einkaufsbestellung oder einen Produktionsauftrag zur Beschaffung bestellt wurde.

Bestätigt
Diese Spalte zeigt die Summe der Mengen an, die für andere Aufträge (Kundenaufträge oder Prouktionsaufträge) und dem eigenen Bedarf vorgesehen sind.

Verfügbar
Die Spalte zeigt den verfügbaren Bestand an, der sich aus der Formel: Bestand + Bestellt - Bestätigt ergibt.

Kommentar
Die Kommentar-Spalte verwenden Sie, wenn Sie Informationen an den Techniker der die Service durchführt weitergeben möchten. Gleichzeitig kann während der Service mit der SBO.APP ebenfalls ein Kommentar hinzugefügt oder ergänzt werden.
Der Text wird bei der Erstellung des Lieferscheines in die Lieferscheinzeile übernommen und kann, wenn gewünscht, im Druck-Layout berücksichtigt werden.

Tabellen Arbeit

Die Ansicht Arbeit zeigt 2 Tabellen an. Die obere Tabelle ist eine Liste von Arbeitsfolgen, die zur Durchführung des Job Orders erforderlich sind. Die Arbeitsfolgen dienen der Planung des Job Orders hinsichtlich bestimmter Tätigkeiten, dem zeitlichen Verlauf und des geplanten Zeitaufwandes.

Spalten der Arbeitsfolgen Tabelle

AFO
Geben Sie eine fortlaufende Nummer an mit der Sie die Reihenfolge der Arbeistfolgen bestimmen. Wenn Sie keine AFO-Nummer angeben nummeriert das System die Arbeitsfolgen selbst nach dem Schema 00010, 00020....00100 usw. Beim Hinzufügen einer neuen Arbeitsfolge wird diese Nummer auf Basis des Wertes der Vorgängerarbeitsfolge automatisch hochgezählt und kann manuell überschrieben werden.

AFO Beschreibung
Gibt die Tätigkeisbeschreibung dieser Arbeistfolge an. Mit einem Rechtsklick auf diese Zelle können Sie das Fenster Erweiterte Textbearbeitung öffnen um einen längeren Fließtext zu erfassen.

AFO Katalog
Die Spalte Katalog enthält die Artikelnummer (Artikeltyp Arbeitsfolge). Wird ein AFO-Katalog-Artikel ausgewählt, werden die Vorschlagswerte aus dem Artikelstamm (Reiter Produktion) in die Zeile übernommen. Ebenso dient der AFO-Katalog-Artikel dazu einen Verkaufspreis zu ermitteln, wenn der Job Order an einen Kunden abgerechnet wird.

Beschreibung
Sofern Sie einen AFO-Katalog-Artikel ausgewählt haben, wird in dieser die Artikelbeschreibung angezeigt.

Bearbeitet von
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der für die Durchführung der Arbeitsfolge verantwortlich ist.

Team
Wenn Sie ein Team auswählen, legen Sie fest, dass allen Team-Mitgliedern dieser Job Order zugeordnet ist.

Gepl. Start
Zur terminlichen Planung von Job Order ist es erforderlich, einen geplanten Starttemin anzugeben, an dem die Arbeit zu dieser Arbeitsfolge begonnen werden soll.

Gepl. Ende
Zur terminlichen Planung von Job Order ist es erforderlich, einen geplanten Endtemin anzugeben, an dem die Arbeit zu dieser Arbeitsfolge beendet werden soll.

Planzeit
Geben Sie den geplanten Zeitaufwand für die Durchführun der Aufgabe an. Die Zeitangabe entspricht dem Wert der Spalte Zeiteinheit.

Offene Zeit
Die offene Zeit entspricht der Planzeit abzüglich der Summe der erfassten Ist-Zeiten für diese Arbeitsfolge.

Zeiteinheit
Wählen Sie die Zeiteinheit, in der Sie die Planzeit angeben.

Status
Der Status zeigt an, ob die Arbeitsfolge noch nicht begonnen wurde oder ob bereits Zeiten darauf erfasst wurden. Wenn die Arbeitsfolge abgeschlossen ist, können Sie den Status auf beendet setzen.

Registerkarte "Geschäftspartner“

Mit dieser Registerkarte können Sie alle Details des Geschäftspartners anzeigen, um den Job Order zu bearbeiten.

Sie können die Felder auf dieser Registerkarte bearbeiten, aber durch die Änderungen werden die Felder in den Geschäftspartner-Stammdaten nicht automatisch aktualisiert.

Auf die Registerkarte gelangen Sie, indem Sie im Hauptmenü von SAP Business One Service > Job Order und dort die Registerkarte Geschäftspartner wählen.

Lieferadresse, Rechnungsadresse

Zeigt die in den Geschäftspartner-Stammdaten definierte Lieferadresse, Rechnungsadresse und zusätzliche Beschreibung an. Bei Bedarf können Sie die Adresse und die Beschreibung ändern.

Gebiet
Zeigt das Gebiet an, zu dem dieser Geschäftspartner gehört. Sie können es ggf. ändern.

Ansprechpartner, Tel. 1, Tel. 2, Mobiltelefon, Fax, E-Mail
Zeigt die Kommunikationsdetails des Geschäftspartners an.

Geschäftspartnerprojekt 
Das mit dem Geschäftspartner verbundene Projekt.

Abrechenbar
Gibt an, ob der Job Order an den Geschäftspartner berechnet werden kann. Mögliche Werte:

• Nein: Die Lieferungen und Leistungen aus dem Job Order werden nicht weiterberechnet,

• Ja: Die Lieferungen und Leistungen werden an den Geschäftspartner weiterberechnet, so wie der Aufwand angegeben wurde.

• Festpreis: Der Job Order wird zu dem im Kundenauftrag angegebenen Preis und der angegebenen Menge fix abgerechnet.

Abrechnungsstatus
Gibt den Status an, ob und wie der Job Order abgerechnet werden kann:

• Nicht abgerechnet: Die bisher erbrachten Lieferungen und Leistungen zum Job Order wurden bisher noch nicht abgerechnet.

• Kann abgerechnet werden: Die bisher erbrachten Lieferungen und Leistungen zum Job Order können mit dem Job Order Abrechnungsassistent berechnet werden.

• Wurde abgerechnet: Die bisher erbrachten Lieferunen und Leistungen wurden abgerechnet.

Registerkarte "Bemerkungen"

Kommunikationsprotokoll mit Kunde
Halten Sie in diesem Textfeld den Kommunikationsverlauf mit dem Meldenden fest. Text in diesem Feld wird bei Druckvorgängen (auch E-Mail) verwendet.

Interne Bemerkungen
In diesem Textfeld werden Bemerkungen festgehalten, um die interne Kommunikation zu dokumentieren.

Registerkarte "Aktivitäten“

Auf dieser Registerkarte können Sie neue Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Job Order angeben und vorhandene Aktivitäten, beispielsweise Aufgaben oder Besprechungen, anzeigen.

Auf die Registerkarte gelangen Sie, indem Sie im Hauptmenü von SAP Business One Service > Job Order und dort die Registerkarte Aktivitäten wählen.

Spalten auf der Registerkarte Aktivitäten

Datum
Datum, an dem die Aktivität angelegt wurde

Uhrzeit
Zeitpunkt, zu dem die Aktivität angelegt wurde

Bearbeitet durch
Der Aktivität zugeordneter Benutzer oder Mitarbeiter

Neue Aktivität
Datum, an dem die Aktivität stattgefunden hat bzw. stattfinden soll

Inhalt
Der auf der Registerkarte Inhalt der Aktivität eingefügte Text.

[Anhang]
Zeigt an, ob mit der Aktivität ein Anhang verknüpft ist. Um eine Anlage zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol in der entsprechenden Zeile.

[Beleg]
Zeigt an, ob mit der Aktivität ein Dokument verknüpft ist. Um ein verknüpftes Dokument zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol in der entsprechenden Zeile.

Aktivität
Öffnet ein Fenster, in dem Sie eine neue Aktivität zu einem Job Order erfassen können. Sie können auch die Aktivitätentabelle mit der rechten Maustaste anklicken und Zeile hinzufügen wählen.

Registerkarte "Zugehörige Belege“

Anhand dieser Registerkarte können Sie Belege im Zusammenhang mit dem Job Order anzeigen.

Auf die Registerkarte gelangen Sie, indem Sie im Hauptmenü von SAP Business One Service >  Job Order und dort die Registerkarte Zugehörige Belege wählen.

Registerkarte "Historie"

Auf dieser Registerkarte können Sie alle Aktivitäten zu einem Job Order anzeigen. Alle Aktualisierungen und Änderungen werden mit Datum und Uhrzeit angezeigt.

Auf die Registerkarte gelangen Sie, indem Sie im Hauptmenü von SAP Business One Service > Job Order und dort die Registerkarte Historie wählen.

Die auf der Registerkarte Historie angezeigte Anzahl der Aktualisierungen wird bestimmt durch die Einstellung im Feld Historie/Protokoll auf der Registerkarte Dienste unter Administration > Systeminitialisierung > Allgemeine Einstellungen. 

Die Registerkarte Historie zeigt folgende Aktualisierungen an:

•  Job Order angelegt

• Reaktion fällig bis

• Reaktion hinzugefügt

• Problemlösung fällig bis

• Problemlösung hinzugefügt

• Neuzuweisung

• Status geändert

• Priorität geändert

• Lösung hinzugefügt

• Lösung entfernt

• Aktivität hinzugefügt

•  Job Order abgeschlossen

• Aufwandsbeleg hinzugefügt

Felder Historie

Datum und Uhrzeit des Updates
Datum und Uhrzeit des Zeitpunkts, zu dem der Job Order aktualisiert wurde.

Beschreibung
Beschreibung der Aktualisierung, zum Beispiel Job Order angelegt, Aktivität hinzugefügt usw.

Vorheriger Wert
Vorheriger Wert, falls vorhanden, eines aktualisierten Feldes

Neuer Wert
Der neue Wert des aktualisierten Feldes

Registerkarte "Planung"

Registerkarte "Anhänge"

Auf dieser Registerkarte können Sie relevante Dateien anhängen, indem Sie die Standardfunktionen Durchsuchen, Anzeigen und Löschen verwenden. Mögliche Dateitypen sind Excel-Dateien, Bilder, Internetlinks usw.

Auf die Registerkarte gelangen Sie, indem Sie im Hauptmenü von SAP Business One Service > Job Order und dort die Registerkarte Anhänge wählen.

Felder der Registerkarte "Anhänge"

Zielpfad
Der Zielordner, in dem der Anhang abgelegt ist. Um den Standardzielpfad beim Hinzufügen eines Anhangs durch einen anderen Pfad zu ersetzen, öffnen Sie das Kontextmenü, und wählen Sie Pfad ändern.

Dateiname
Der Name der angehängten Datei.

Anhangsdatum
Das Datum, an dem die Datei angehängt wurde.

Registerkarte "Zusammenfassung"

Diese Reisterkarte bietet eine Überblick über die aktuell aufgelaufenen Kosten und erfassten Stunden für diesen Job Order an.

Belegtyp
Die Spalte Belegtyp zeit an welche Art von Kosten für diesen Job Order aktuell aufgelaufen sind:

• Warenausgang: Die Zeile zeigt die Summe der Artikel, die vom Lager auf den Job Order ebucht wurden.

• Wareneingang: Die Zeile zeigt die Summe der Artikel, die vom Job Order zurück an das Lager gebucht wurden (Materialrückabe)

• Personalkosten: Die Zeile zeigt die Summe der erfassten Zeiten zu den Arbeitsfolgen. In der Spalte gebuchte Kosten werden die erfassten Zeiten aufgeführt, die in der Finanzbuchhaltung gebucht wurden.in der Spalte Pers. Kosten nicht geb. werden die erfassten Zeiten aufgeführt, die in der Finanzbuchhaltung noch nicht gebucht wurden.

• Eingangsrechnung: Wenn Sie im Reiter Zugehörige Belege Eigangsrechnungen für bezoene Leistungen gebucht haben, wird in dieser Zeile die Kostensummen in der Spalte Externe Kosten angezeit.