Production Suite
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Inventur mit und ohne SBO.APP

Vorbereitung der Bestandszählung

Bevor Sie die Bestandszählung durchführen, müssen Sie organisatorisch sicherstellen, dass während der Bestandszählung keine Bestandsbuchungen vorgenommen werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie dies gemacht werden kann:

1. Artikel "Zurückstellen" im Fenster Bestandszählung.

  • Die ausgewählten Artikel können "zurückgestellt" werden

  • Die "Zurückstellung" gilt pro Lager/Lagerplatz, wenn der Artikel in mehreren Lagern vorhanden ist und die Artikelauswahl über mehrere Lager erfolgt

2. Sperrung der Belegnummerierung (unter Administration > Systeminitialisierung > Belegnummerierung ) für die folgenden Belegtypen:

  • Verkauf: Lieferung, Retoure, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift

  • Einkauf: Wareneingang, Retoure, Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift

  • Lagerverwaltung: Bestandsumlagerung, Wareneingang, Warenausgang

  • Produktion: Produktionsauftrag

Auch wenn Sie diese Belege sperren, können Sie weiterhin Artikelbestände als Eröffnungssalden oder Inventurdifferenzen erfassen. Dies kann gegebenenfalls über Berechtigungen ausgeschlossen werden.

Beispiel

Administration > Systeminitialisierung > Belegnummerierung

Um eine bestimmte Beleg Art zu sperren, doppelklicken Sie im Fenster Belegnummerierung - Definition auf die Belegzeile und markieren Sie im Fenster mit den Serien das Ankreuzfeld Sperre.
Um beispielsweise alle Lieferungen zu sperren, doppelklicken Sie im Fenster Belegnummerierung - Definition auf die Zeile Lieferungen. Markieren Sie dann im Fenster Serien - Lieferungen - Definition das Ankreuzfeld Sperre.


Anlegen von Bestandszählungen

Mit der Funktion Bestandszählung und Bestandsbuchung können Sie Listen für die Zählung vorbereiten. Sie können die Zähllisten im Fenster Bestandszählung drucken. Wir empfehlen, die Auswahlmöglichkeiten entsprechend der logistischen Organisation der Lager zu nutzen.

Beispiel

Lagerverwaltung > Bestandstransaktionen > Bestandszählungstransaktionen > Bestandszählung

Geben Sie das Zähldatum und die Uhrzeit ein, an dem die Zahlung durchgeführt wird. Bestandstransaktionen, die während desselben Tages/Zeit durchgeführt werden, werden nicht berücksichtigt, wenn die Zeit nicht entsprechend eingestellt ist. Wählen Sie bei der Zählungsart: Einzelner oder Mehrere aus. Erfassen Sie mehrere summierte Ergebnisse des Teams. Wenn die Zählungsart Mehrere genutzt wird, werden die Ergebnisse zwischen den einzelnen Zählern validiert. Wählen Sie die Benutzer aus, die die Bestandszählungen durchführen


Hinweis

 Es sind maximal 5 Einträge möglich. Anderen Mitarbeitern ist es nicht möglich auf diese Bestandszählung zu buchen. Klicken Sie auf Artikel hinzufügen, spezifizieren Sie die Auswahlkriterien - Lagerplätze werden ebenfalls berücksichtigt.

Wählen Sie das Lager aus, dass Sie mit dieser Bestandszählung zählen wollen.
 

Empfehlung

Es wird empfohlen nur jeweils ein Lager pro Bestandszählung anzulegen um die Nachvollziehbarkeit zu erleichtern. Wenn das Lager umfangreich ist und mit Stellplätzen geführt ist, empfiehlt sich eine Aufteilung nach Lagerbereichen. Legen Sie dann für bestimmte Lagerbereiche einzelne Bestandszählungen an.


Aktivieren Sie das Auswahlfeld Lager ausschließen für Artikel mit Nullmenge.

Hinweis: Wenn die ausgewählten Artikel verschiedenen Lagerplätzen zugewiesen sind, wird in der Bestandszählliste eine separate Zeile je Artikel und Lagerplatz generiert. Im Fenster Bestandszählung sind die Artikel enthalten, die mit den zuvor festgelegten Auswahlkriterien übereinstimmen. Artikel können zurückgestellt werden, damit für die ausgewählten Artikel keine weiteren Bestandstransaktionen durchgeführt werden können. Zum Festhalten der Mengen klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dokument zu speichern.

Gehen Sie zum jeweiligen Datensatz, um die Mengen beim Start der Bestandszählung zu erfassen. Beachten Sie, dass bei der Zählung Mengeneinheiten unterstützt werden, wenn diese Funktionalität aktiviert und eingerichtet ist.

Achtung

Um die Bestandsverfolgung ordnungsgemäß auszuführen, müssen Sie die formalen Bedingungen der GoB an die Inventur einhalten. Wenden Sie sich in Bezug auf Informationen zu den Anforderungen der GoB für die Bestandszählung an Ihre Buchhaltung.


Die drei folgenden Szenarien für offene Produktionsaufträge zum Stichtag sind möglich:

  • Eingeplante und freigegebene Produktionsaufträge ohne Eingang aus Produktion, mit retrograder Entnahme der Komponenten. In diesem Fall werden in SAP Business One die Komponenten weiterhin im Bestand geführt, obwohl sie bereits physisch entfernt und in die Produktion übertragen wurden. Somit müssen Sie die in den Lagern gezählten Bestände um die gezählten Produktionsmengen korrigieren.

  • Fertiggestellte Produktionsaufträge mit retrograder Entnahme der Komponenten. Zum Zeitpunkt der Fertigstellung werden die Komponenten aus dem Lager entfernt und die Fertigerzeugnisse gehen im Bestand ein. Das bedeutet, dass Fertigerzeugnisse nur als Bestände im Lager ausgewiesen werden, solange diese für die Verkaufslieferung noch nicht entnommen wurden.

  • Offene Produktionsaufträge mit manueller Entnahme der Komponenten. Hierbei wird die Entnahme der Komponenten manuell gebucht, sobald der Produktionsauftrag freigegeben ist. Somit muss sichergestellt sein, dass alle manuellen Entnahmen vollständig gebucht wurden. Bei der manuellen Entnahme der Komponenten werden die Mengen aus dem Bestand entfernt und die Werte vom Bestandskonto auf das Ware-in-Arbeit-Konto (WIA-Konto) umgebucht. Folglich führt SAP Business One diese Artikel nicht mehr im Lager und sie müssen bei der Inventurzählung auch nicht berücksichtigt werden.

Achtung

Hinweise zur Zählung für offene Produktionsaufträge mit retrograder Entnahme der Komponenten:

  • Mengen übergeordneter Artikel, die in der Phase Eingang aus Produktion abgelehnt werden, gehen in den Bestand ein, auch wenn sie am Ende des Produktionsprozesses nicht physisch im Bestand eingehen. Der Typ Abgelehnt/Fertiggestellt und die zugehörigen Mengen im Fenster Eingang aus Produktion dienen nur zu Informationszwecken. Bearbeiten Sie die abgelehnten Mengen manuell, indem Sie entweder den Artikel demontieren oder indem Sie den Artikel aus dem Bestand nehmen, um korrekte Inventurzahlen zu erhalten.

  • Ermitteln Sie die Komponenten aller offenen Produktionsaufträge, sortiert nach Artikel, Ursprungslager und Ausgabemethode. Drucken Sie das Ergebnis als Zählliste aus.

  • Führen Sie die Inventur in der Produktion durch, und erfassen Sie die Ergebnisse in den Zähllisten.

  • Drucken Sie die Zähllisten für die verschiedenen Lager.

  • Führen Sie die Inventur in den verschiedenen Lagern aus.

  • Verbuchen Sie die Zählergebnisse pro Lager folgendermaßen: Fassen Sie die gezählten Mengen im Lager und in der Produktion für jeden Artikel zusammen.


Wenn Sie nach dem Ausdruck der Zähllisten noch Aufgaben ausführen, bevor Sie mit der Zählung beginnen, empfehlen wir, dass Sie die Parameter, mit denen die Zähllisten erstellt wurden, für die spätere Einbindung in die Zählergebnisse dokumentieren.

Durchführung der Zählung mit SBO.APP

Sie können eine Bestandszählung alternativ mit der SBO.APP durchführen oder manuell in SAP Business One. 

Mischen Sie beide Methoden innerhalb einer Bestandszählung nicht.

Voraussetzung für die Inventurzählung mit der SBO.APP ist die Anlage der Bestandszählung in SAP Business One. Anschließend kann die Zählung per SBO.APP durchgeführt werden.
Nach dem Abschluss der Zählung werden die Zählungen in die SAP Business One Bestandszählung übernommen. Nach der Prüfung erfolgt die Übernahme in die Bestandsbuchung.

Zum Erstellen der Zählliste für die SBO.APP muss die SBO.APP.Extension zwingend verbunden sein.


Einstellung für die Zählliste:

  • mehrere Zähler

  • nur Teamzähler

    • Führen Sie vor Beginn der Zählung eine Schulung der Mitarbeiter am mobilen Gerät durch, welche die Zählung mit SBO.APP durchführen sollen.

    • Führen Sie die Zählung durch.

    • Bestimmen Sie das endgültige Ende der Zählung, wenn diese erfolgt ist.

      Nach Übernahme der Zählung in SBO können keine weiteren Zählungen mehr vorgenommen werden.


Übernahme der SBO.APP Zählungen in die SAP Business One Bestandszählung.

Öffnen Sie die entsprechende Bestandszählung und drücken Sie den Button Zählungen importieren.

Je nach Umfang der Zählung kann der Import mehrere Minuten in Anspruch nehmen.


    • Prüfen Sie die importierten Werte. Für alle gezählten Artikel ist das Auswahlfeld Gezählt aktiviert.

    • I.d.R. ist der Inventurbestand von nicht gezählten Artikeln = 0. Markieren Sie entsprechend die nicht gezählten Artikel als gezählt, damit die Bestandskorrektur auch für diese Artikel durchgeführt wird.

    • Aktualisieren SIe die Bestandszählung.

    • Drücken Sie den Button In Bestandsbuchung kopieren um die Bestandsbuchung abzuschließen.

Zählergebnisse manuell in B1 erfassen

Geben Sie die Zählergebnisse im Fenster Bestandszählungein. Sobald Sie in der Inventurliste für jeden Artikel eine Menge eingetragen haben, wird dieser Artikel als gezählt vermerkt. Wenn Sie die Zählung mit mehreren Zählern durchführen, um die Ergebnisse zu validieren, müssen die Ergebnisse der Zähler erfasst werden. Wenn die gezählte Menge 0 beträgt, müssen Sie das Ankreuzfeld Gezählt manuell markieren.

Buchung der Bestandszählung

Wenn Sie alle Zählergebnisse erfasst haben, wählen Sie In Bestandsbuchung kopieren, um das Fenster Bestandsbuchung zu öffnen. Beachten Sie, dass bei der Zählmethode mit mehreren Zählern, ausgewählt werden muss, welche Zahlen übernommen werden sollen. Alternativ können Sie den Folgebelegassistent im Fenster Bestandsbuchung verwenden. Es werden nur die Ergebnisse in die Bestandsbuchung übernommen, bei denen das Ergebnis vom Lagerbestand abweicht.

Wenn die Ergebnisse ins Fenster Bestandsbuchung kopiert wurden, können diese als permanente Datensätze gebucht werden. Sobald die Bestandszählung durchgeführt wurde, entfernt SAP Business One im Fenster Bestandszählung die Markierungen in der Spalte Gezählt und graut die Zeile aus, um keine weitere Änderungen zu zulassen.

  • Da einige Bilanzierungsgesetzgebungen unterschiedliche Regelungen in Bezug auf die Zuweisung und Neuzuweisung von Bewertungsmethoden vorsehen, beraten Sie sich zunächst mit Ihrer Buchhaltung, bevor Sie Änderungen an Bestandswerten vornehmen.

  • Sie können verschiedene Bestandsbewertungsmethoden für unterschiedliche Artikel verwenden. SAP Business One berücksichtigt bei der Ermittlung der Artikelkosten die Bestandsbewertungsmethode für jeden Artikel. Dafür müssen Sie bei Ausführung der Bestandsbuchung als Preisquelle Artikelkosten wählen. In diesem Fall bucht SAP Business One die Bestandsdifferenzen automatisch mit den entsprechenden Artikelkosten.


Eine Bewertung der Inventurdifferenzen wie oben beschrieben findet nur dann Anwendung, wenn Sie die Inventur zeitnah zum Stichtag durchführen, bevor Transaktionen für das neue Geschäftsjahr eingegeben werden. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Artikelkosten vor der Eingabe neuer Transaktionen in einer Preisliste zu sichern. Diese Preisliste muss dann als Bewertungsgrundlage für die Verbuchung der Inventurdifferenzen dienen.


Folgendes ist bei der Buchung von Inventurdifferenzen zu beachten:

Sie müssen den Nachweis der Nachvollziehbarkeit manuell sicherstellen. Drucken Sie den Bericht mit den angepassten Beträgen, bevor Sie den Bestand verbuchen, und exportieren Sie ihn in eine Microsoft-Excel-Datei. Nach Ausführung der Bestandsbuchung können Sie den Bericht mit den ursprünglichen Werten nicht wieder anzeigen.

Wenn offene Produktionsaufträge mit manueller Entnahme der Komponenten vorhanden sind, müssen Sie die gezählten Inventurdifferenzen in der Produktion anhand von manuellen Journalbuchungen buchen. Dies ist deswegen erforderlich, da die Komponenten bereits aus dem Bestand entfernt wurden. Folglich muss das Gegenkonto für die Buchung der Inventurdifferenz das WIA-Konto und nicht das Bestandskonto sein. Da Differenzen bei Fertigstellung des Produktionsauftrags automatisch gebucht werden, sind solch manuelle Buchungen zu Beginn des neuen Geschäftsjahres zu stornieren.


Das Datum der Korrektur sollte das Datum der Zählung sein. Stellen Sie die richtige Zeit sicher. Wenn noch weitere Bestandstransaktionen zwischen der Zählung und der Buchung ausgeführt wurden, aktualisieren Sie die Zeit und das Datum im Fenster Bestandszählung. Die Preise für die Bewertung werden nicht aktualisiert und zeigen immer die Preise zum aktuellen Datum, wenn Sie die Bewertung nach Artikelkosten vornehmen. Um die Bewertung nach Artikelpreisen für einen vorhergehenden Stichtag vorzunehmen, müssen Sie eine Preisliste wie oben beschrieben verwenden.

Inventur mit und ohne kontinuierliche Bestandsführung ausführen

Wenn Sie keine kontinuierliche Bestandsführung verwenden, müssen Sie die Bestandswerte über eine manuelle Buchung im Rechnungswesen buchen.

Mit SAP Business One können Sie Änderungen auf Bestandskonten und bei Artikelwerten verfolgen. Verwenden Sie bei kontinuierlicher Bestandsführung den Bestandsprüfungsbericht, um solche Änderungen zu verfolgen.

Wenn Sie jedoch keine kontinuierliche Bestandsführung verwenden, sollten Sie den Bestandsbewertung Simulationsbericht ausführen.

Bei der Inventurzählung verwenden Sie die Fenster Bestandszählung und Bestandsbuchung, um Mengenabweichungen zu ermitteln und zu korrigieren. Um nur die Lagermengen zu aktualisieren, müssen Sie auch den Bestandsbuchungsprozess ausführen. Um nur die Aktualisierung der Lagermengen durchzuführen, muss ebenfalls der Bestandsbuchungsprozess ausgeführt werden. Dafür muss bei Ausführung des Berichts das Ankreuzfeld Eingangsbuchung mit Nullpreis erlauben markiert sein. Dies ist zu finden unter Administration > Systeminitialisierung >  Belegeinstellungen > Pro Beleg > Bestandsbuchung.

Inventur im Zusammenhang mit Jahresabschlussarbeiten

Abstimmung von Bestandskonten

Der Saldo des Bestandskontos muss mit den Bestandswerten übereinstimmen, wenn Sie die Bewertungsmethoden Gleitender Durchschnitt, Standard oder FIFO verwenden.
Der Bestandsprüfungsbericht zeigt alle Details für jedes Bestandskonto. Die Ergebnisse des Bestandsprüfungsberichts können mit einem bestimmten Bestandskontensaldo verglichen werden. Die Ergebnisse sollten identisch sein, solange Sie korrekt mit den Bestandskonten arbeiten.
Da der Bestandsbewertungsbericht nur Werte für andere Bewertungsmethoden anzeigt, als die für den Artikel gesetzte Methode, können Sie ihn nicht verwenden, um die Bestandskontensalden zu ermitteln. Sie können die Bestandsbewertung jedoch für die Einschätzung möglicher anderer Szenarien verwenden.
Verwenden Sie den Bestandsprüfungsbericht, um den tatsächlichen Bestandssaldo zu ermitteln.

  • Die Werte in Sachkonten, wie Abgleichkonten, dem Korrekturkonto für Negativbestände und Konten für verschiedene Inventurdifferenzen, sollten auch innerhalb des laufenden Jahres bearbeitet werden.

  • Wenn Sie keine kontinuierliche Bestandsführung verwenden, können Sie nur den Bestandsbewertungsbericht ausführen.

Bestandsprüfungsbericht

Wenn Sie den Bestandsprüfungsbericht verwenden, können Sie diesen anhand des Buchungs- oder Systemdatums ausführen.
In SAP Business One basieren die Berechnungen der Bestandswerte auf dem Systemdatum. Um den korrekten Bestandswert abzubilden, empfehlen wir daher, den Bericht über das Systemdatum auszuführen. Die Ausführung des Berichts über das Buchungsdatum dient lediglich zu Informationszwecken. Wenn Sie den Bericht über das Systemdatum ausführen:

  • werden nur Bestandstransaktionen berücksichtigt, deren Systemdatum im angegebenen Datumsbereich liegt.

  • werden die Bestandskonten basierend auf dem Buchungsdatum analysiert.

Dies könnte dazu führen, dass rückwirkende Transaktionen (in denen das Buchungsdatum vor dem Systemdatum liegt) vom Bestandsprüfungsbericht ausgeschlossen werden, aber in der Analyse des Bestandskontos, die im gleichen Datumsbereich ausgeführt wird, Berücksichtigung finden. Für die Abstimmung des Bestandskontos sollten Sie das Buchungsdatum verwenden. Alle rückwirkenden Buchungen werden gekennzeichnet.

Es können Differenzen zwischen dem Bestandskontensaldo und dem angezeigten Saldo im Bestandsprüfungsbericht auftreten. Folgende Ursachen können dafür verantwortlich sein:

  • mehrere vorhandene Bestandskonten

  • ein geändertes Bestandskonto

  • eine manuelle Journalbuchung auf das Bestandskonto

  • Dienstleistungsbelege oder Transaktionen mit Artikeln, die nicht im Bestand sind, oder Lager für Streckengeschäfte wurden auf das Bestandskonto gebucht

  • Bestandsbezogene Konten wurden inkorrekt eingerichtet, das Ergebnis sind Stock-to-Stock-Buchungen (Buchungen, die das Bestandskonto sowohl be- als auch entlasten, da das Bestandskonto auch als Gegenkonto verwendet wurde).
    Führen Sie die Ermittlungsabfrage in SAP Hinweis 1461889 aus, um diese Fälle zu identifizieren.
    Detection_Script_1461889_MSSQL.txt
    Detection_Script_1461889_HANA.txt


Beispiel

Berichtsauswahl > Lagerverwaltung > Bestandsprüfungsbericht
Wählen Sie im Fenster mit den Auswahlkriterien Buchungsdatum oder Systemdatum, und geben Sie den Datumsbereich an, der im Bestandsprüfungsbericht berücksichtigt werden soll.
Während der Abstimmung der Bestandskonten können Differenzen auftreten. Wenn die Differenzen aus der Verwendung falscher Sachkonten herrühren, korrigieren Sie diese über manuelle Journalbuchungen. Wenn die Bestandsdetails falsch sind und Sie zudem die verknüpften Artikelkosten korrigieren müssen, verwenden Sie die Funktion zur Bestandsneubewertung oder eine geeignetere Bestandstransaktion.